1С:Підприємство 8. Управління торгівлею для України

Конфігурація «Управління торгівлею для України» розроблена для більш ефективного управління сучасним торговим підприємством. Вона автоматизує управлінський облік, аналіз і планування торгових операцій.

Основні процеси управління торгівлею, які передбачає програмне рішення:

•     - управління відносинами з клієнтами (CRM);
      - управління продажами;
      - управління закупівлями;
      - аналіз цін і управління ціновою політикою;
      - управління складськими запасами;
      - управління коштами;
      - аналіз даних;
      - моніторинг та аналіз ефективності торговельної діяльності («Рапорт керівникові»);
      - інтеграція з бухгалтерією;
      - додаткові сервісні можливості.

Таким чином, програма передбачає всі процеси торгівельної діяльності та необхідну аналітичну звітність. Безумовно, вона здатна оптимізувати роботу рядових співробітників, керівників підрозділів, облікових служб і дозволити керівному складу ефективно управляти підприємством, приймати швидкі і правильні рішення.

Комплектація поставки

У комплект поставки «Управління торгівлею для України» входить:

•     - платформа «1С:Підприємство»;
      - конфігурація «Управління торгівлею для України»;
      - комплект документації по платформі «1С:Підприємство» для версії ПРОФ:
      - Керівництво по установці і запуску;
      - Керівництво користувача;
      - Конфігурування та адміністрування (в 2-х частинах);
      - керівництво з ведення обліку;
      - реєстраційна анкета;
      - ліцензійна угода;
      - ліцензія на використання даного програмного продукту на одному робочому місці - ключ програмного захисту.

А також у подарунок:

• - доставка, встановлення, налаштування,
  - 2-годинний тренінг для співробітників,
  - підписка на інформаційно-технологічне обслуговування на 3 місяці.

Управління відносинами з клієнтами

Відносини з клієнтами - один з найважливіших чинників успішності кожного торгового підприємства. Тому програмне рішення надає всі необхідні механізми для ефективної роботи з клієнтами:

•     - реєстрація, зберігання і актуалізація контактної інформації про клієнтів;
      - автоматичне оповіщення користувачів про майбутні контакти з клієнтом;
      - реєстрація подій з клієнтами;
      - контакти з клієнтами і продавцями за допомогою вбудованого поштового клієнта;
      - обмін контактною інформацією з зовнішніми поштовими програмами;
      - проведення аналізу відносин з клієнтами;
      - автоматичне ділення клієнтів на різні категорії (АВС і XYZ аналіз контрагентів);
      - представлення користувачам інформації про історію відносин з клієнтами.

Керівник підрозділу продажів в будь-який момент може оцінити роботу менеджерів, проаналізувавши різні показники інформаційної бази:

•     - повнота заповнення бази даних контактною інформацією,
      - кількість контактів з покупцями,
      - аналіз зміни стадій відносин з покупцями,
      - аналіз кількості втрачених покупців по відношенню до загальної кількості клієнтів (коефіцієнт утримання покупців),
      - кількість виконаних замовлень покупців,
      - сума продажів,
      - сума отриманої виручки,
      - сума оплати.

Всі показники можна порівняти в відсотковому співвідношенні і вивести рейтинг менеджерів, який також може бути використаний при нарахуванні заробітної плати.

Управління продажами

Продаж як процес складається з трьох основних етапів: планування, продаж, аналіз.

Конфігурація дозволяє виконувати планування різних видів. Планування продажів в натуральному і грошовому вираженні по всьому об'єму продажів.

Можливе складання планів для окремих груп товарів, детально планувати номенклатури і навіть їх характеристики.

По тимчасових параметрах підтримується:

•      - стратегічне планування (на квартал, рік),
       - робоче (поточне).

За масштабністю:

•      - планування в цілому по підприємству,
       - планування по підрозділах.

Маючи вагомий інструментарій планування, програма надає можливість здійснення контролю над реалізацією планів, а також проведення всебічних аналізів, наприклад, план-фактного аналізу та аналізу відхилень.

У конфігурації передбачена система знижок:

•     - автоматичні знижки,
      - ручні знижки,
      - знижки за дисконтними картками.

Підтримується робота також з накопичувальними дисконтними картами, які можуть бути призначені з певними умовами, а також певним покупцям або при передачі товарів у магазини при роздрібному продажі.

Управління закупівлями

Поповнення товарних запасів і оптимізація складських залишків - цілий напрямок у діяльності компанії, який передбачає перелік процесів і завдань, багато з яких допомагає вирішити програмне забезпечення «Управління торгівлею для України»:

•     - планування закупівель;
      - формування потреб і складання календарного плану закупівель;
      - оформлення замовлень постачальникам на основі замовлень, що надійшли від покупців;
      - контроль оплати і постачання товарів по замовленнях;
      - корегування й закриття замовлень постачальникам;
      - моніторинг цін постачальників.

У програмі передбачено автоматичне заповнення замовлень постачальників на підставі раніше оформлених замовлень покупців. Передбачено також можливість оформлення замовлень декільком постачальникам відповідно до раніше оформлених замовлень покупців.

Контроль оплати товарів по замовленнях постачальників проводиться відповідно до зазначеної в документі «Дати оплати». У замовленні постачальнику вказується дата передбачуваної поставки товарів. На основі аналізу передбачуваних дат поставок товарів можна скласти графік поставок товарів.

Об'ємно-календарне планування закупівель дозволить підприємству зменшити обсяг зайвих складських запасів, скоротити витрати на закупівлю товарів:

•     - формування та реєстрація потреб у товарах на основі даних, що плануються (планів продажів, планів закупівель) і фактичних даних (замовлення покупців, замовлення постачальників, поточний залишок товарів);
      - підбір оптимальних постачальників за заданими параметрами: термін доставки, надійність постачальника, ціна постачальника;
      - автоматичне формування замовлень постачальникам на необхідні дати поставки відповідно до календарного плану потреби з урахуванням вже наявних замовлень покупців і замовлень постачальникам;
      - автоматичне розміщення замовлень покупців у замовленнях постачальникам;
      - використання помічників допомагає користувачам сформувати замовлення постачальникам, економлячи робочий час.

Аналіз цін і управління ціновою політикою

Конфігурація дозволяє управляти ціновою політикою і проводити аналіз цін постачальників:

•     - реєструвати і порівнювати ціни постачальників,
      - вибирати оптимального постачальника за ціновим показником,
      - мінімізувати витрати на поповнення товарних запасів,
      - порівнювати ціни різних постачальників з власними цінами компанії у звіті «Аналіз цін».

Встановлено автоматичне оновлення цін постачальників при реєстрації чергових поставок. Програмний механізм автоматично проводить перерахунок відпускних цін на підставі нових цін постачальників і заданої торгової націнки. Ця функція дуже актуальна для підприємств, що жорстко прив'язують свої відпускні ціни до цін постачальників.

Реєструвати ціни можна також у розрізі характеристик товарів, зміни відразу за кількома типами цін можна занести одним документом.

Для роздрібної торгівлі створено механізм роботи зі знижками, їх формування та обліку:

•     - різні види знижок: ручні, автоматичні, знижки за дисконтними картками;
      - призначення знижок по цінових групах товарів;
      - вказівка періоду і часу дії знижки (дні тижня, нічні години і т.д.);
      - гнучкий підбір умов надання знижки: за сумою продажу, за кількістю конкретного товару, по виду оплати;
      - поділ знижок на оптові та роздрібні: оптові знижки призначаються контрагентам-покупцям, роздрібні знижки діють у вибраних роздрібних магазинах (складах);
      - скасування знижки до закінчення періоду її дії проводиться спеціальним документом.

Управління складськими запасами

У конфігурації реалізовано детальний оперативний облік товарів на складах. Такий вид обліку ведеться як в оптовій, так і в роздрібній торгівлі і забезпечує повний контроль товарних запасів підприємства.

Серед документів складського обліку конфігурації:

•     - надходження товарів,
      - переміщення товарів,
      - реалізація товарів,
      - інвентаризація і т.п.

Програмне рішення забезпечить ефективну роботу і на невеликих складах, і на цілих комплексах складів. Підтримується облік в різних одиницях вимірювання (упаковках).

Можна вести окремі обліки:

•     - власних товарів,
      - товарів, прийнятих і переданих на реалізацію,
      - товарів, прийнятих на відповідальне зберігання,
      - зворотної тари,
      - некондиційних товарів і можливість їх реалізації зі знижкою.

Останній облік буде актуальним для підприємств, які поділяють партії товарів за ступенем їх якості. Товари надходять з визначеним наперед значенням якості «Новий». Якість партії товару може бути скориговано спеціальним документом. У документі «Реалізація товарів і послуг» зумовлюється спеціальний вид операції для кожного значення якості. Для некондиційних товарів - реалізація зі знижкою.

Конфігурація підтримує оформлення надходження, переміщення, реалізації та повернення товару за ордерною схемою, коли потрібно рознести в часі моменти виписки первинних документів і фактичного надходження (відпустки) товарів зі складу. Це зручно, коли місця виписки первинних документів віддалені від місць зберігання товарів.

Одним документом можна оформити надходження і реалізацію товарів на декількох складах.

Реалізовано функцію взаємообміну між підрозділами підприємства (складами, торговими точками). Так одні підрозділи можуть замовляти товари в інших підрозділах (внутрішні замовлення). За допомогою цієї функції роздрібні точки формують необхідний товарний асортимент, також подібну операцію можуть здійснювати оптові торгові точки і просто склади для забезпечення асортименту на складі.

Реалізація внутрішніх замовлень обслуговується нарівні із замовленнями покупців, виконанням замовлення вважається надходження товару.

Документ «Внутрішнє замовлення» можна також використовувати для оформлення замовлення на товар для внутрішнього споживання підрозділами, в цьому випадку замовлення вважається виконаним при відпуску товару даного підрозділу спеціалізованим документом «Вимога-накладна».

У конфігурації передбачений облік накладних витрат:

•     - витрат на транспортування,
      - витрат на зберігання,
      - витрат на оплати мит і акцизів,
      - витрат на оплати послуг як власних, так і сторонніх організацій і т.д.

Ці витрати можуть бути враховані в собівартість товарів. Розподіл видатків по товарних позиціях може вироблятися пропорційно вартості товарів, що надійшли, їхньої ваги або кількості.

Передбачено також розподіл витрат по різних статтях витрат і номенклатурних групах. За допомогою звітів можна відстежити динаміку зміни витрат за статтями витрат.

Управління грошовими коштами

Управління грошовими коштами в програмі передбачає можливість реєстрації всіх касових і банківських операцій з реєстрацією відповідних документів.

Крім обліку, підтримується і планування вхідних і вихідних платежів, а також створення платіжного календаря.

Реєстраційна форма платежів дозволяє розподілити оплати за декількома договорами, угодами, раніше запланованими платежами або заявками на витрачання грошових коштів.

Конфігурація має вбудовану систему Клієнт-банку, що дозволяє здійснювати платежі та отримувати оплати за виставленими рахунками. Грошові кошти можна розподілити за статтями руху грошових коштів.

Реалізовано облік фактичних оборотів грошових коштів по проектах.

Аналіз даних

 «Управління торгівлею для України» дозволяє формувати різноманітні звіти, що дозволяють аналізувати всі аспекти торгівельної діяльності та товарообігу підприємства.

Звіти групуються за призначенням:

•     - продажі,
      - закупівлі,
      - запаси (склад),
      - грошові кошти і т.д.

Наприклад, у групі «Запаси (склад)» представлені звіти, які дозволяють подивитися залишки на складах, оцінити залишки товарів у цінах компанії, провести аналіз оборотності товарів, визначити залишки товарів, що знаходяться на реалізації, провести ABC і XYZ - аналіз товарів.

Користувач може отримати інформацію за станом складських запасів, замовлень, продажів, взаєморозрахунків - в будь-яких аналітичних розрізах з необхідною деталізацією.

Наприклад, можна отримати дані про продажі по регіонах товарів тієї або іншої групи або відстежити динаміку продажів товарів за період з деталізацією по днях.

Рівень деталізації можна настроювати самостійно, а також критерії відбору даних і параметри угруповання у звітах.

Індивідуальні налаштування можна зберегти для подальшого використання. Ряд звітів можна відображати графічно, а розшифровки показників у вигляді відповідних звітів.

Крім стандартних звітів в програмі реалізовано універсальні звіти, можливість виведення діаграми по універсальним звітам. Універсальний звіт надає дані по будь-який регістр у вигляді списку або у вигляді крос-таблиці.

Третій вид звітів - довільні, їх побудова здійснюється за допомогою інструменту «Консоль звітів».

Аналіз ефективності торгівельної діяльності (Рапорт керівнику)

«Рапорт керівникові» - механізм, що збирає необхідну інформацію про стан справ на підприємстві для керівника в регулярному режимі. Керівнику навіть не потрібно складати запити і запускати «1С: Підприємство», звіти висилаються на електронну пошту.

У механізмі «Рапорт керівника» можна налаштувати періодичність формування звітів (раз на день, в 15:00 годин дня і т.д.), вказати електронні адреси для доставки звітів, список показників, які необхідно вивести в звіт, при цьому для кожного адресату можна задавати окремий список показників.

Звіт дозволяє проводити оперативний аналіз даних за такими показниками:

•     - за обсягом продажів,
      - за дебіторською та кредиторською заборгованістю,
      - за рухами грошових коштів у розрізі статей і т.д.

У звіті передбачено графічне представлення даних: графіки порівняння різних показників із запланованими або з такими ж показниками за минулі періоди.

Інтеграція з бухгалтерією

У конфігурації «Управління торгівлею для України» реалізовано можливість обміну даними з програмі «Бухгалтерія підприємства для України».
При вивантаженні даних можна провести відбір даних за різними критеріями:

•     - за належністю до бухгалтерського обліку,
      - по складу,
      - організації,
      - підрозділу торгового підприємства.

Також надається можливість відбору списку документів за різними параметрами.

Універсальні механізми

Серед універсальних механізмів, що застосовуються у конфігурації, зазначимо:

•     - обмеження змін даних раніше певної дати;
      - запит підтвердження при завершенні роботи з програмою;
      - сервіс з пошуку і заміні елементів довідників, що дублюються;
      - відображення структури підпорядкованості документів;
      - універсальний журнал документів.

Зберігання додаткової інформації (3 рівень, чорний жир, виключка по лівому без абзацу)

Зберігання додаткової інформації у вигляді файлів (зображень і текстів) передбачено в таких довідниках, як: «Організації», «Номенклатура», «Контрагенти», «Договори взаєморозрахунків», «Фізичні особи».

Встановлення додаткових прав користувачам

Користувачам можуть бути встановлені різні додаткові права, а також обмеження їх дій. Наприклад, можна заборонити продавати товар нижче ціни, певного типу або заборонити оформляти платіжні документи без оформлення і затвердження попередньої заявки на витрачання грошових коштів.

Розділення прав доступу користувачів до даних на рівні записів

Кожному користувачеві можна дати різні права доступу до інформаційної бази, залежно від виконуваних функцій: менеджер з продажу, завідуючий складом, комірник, касир, оператор ККМ. Наприклад, можна організувати такий режим роботи, коли менеджер зможе редагувати документи, що стосуються лише того клієнта, з яким він працює.

Вивантаження даних в ідентичну конфігурацію «Управління торгівлею для України»

Передбачено можливість вивантаження і завантаження даних в ідентичну конфігурацію «Управління торгівлею для України» за допомогою обробки «Універсальний обмін даними у форматі XML». При вивантаженні даних можна провести відбір по підрозділу, складу, організації, а також за видами документів.